Como definir tarefas no Backoffice da hotelaria

Se na sua empresa há problemas em processos internos que vêm afetando os resultados, está na hora de saber o que é backoffice. Essa é uma área que garante a operacionalidade do negócio ao cuidar dos detalhes que a envolvem. Mais do que se familiarizar com o conceito, neste artigo você vai entender a sua contribuição com a gestão.




O que é backoffice?


Para compreender o que é backoffice, nada melhor do que olhar para a operação em uma empresa tradicional. Há o contato com o cliente, o pedido é realizado, isso demanda o acionamento do estoque, a logística de entrega e o planejamento de uma nova compra.

Agora, imagine um problema, uma falha ou atraso em qualquer uma das etapas. Caso isso ocorra, o prejuízo é inevitável, certo? Pois é justamente a partir do trabalho do backoffice que o gestor busca prevenir e corrigir desvios na operação que possam afetar seus resultados.

Termo em inglês que pode ser traduzido como “retaguarda”, o backoffice é importante em qualquer atividade que movimente mercadorias ou preste serviços. Devido às suas características, no entanto, é no comércio eletrônico que ganha destaque - e maiores preocupações.

A receção de um hotel, como o próprio nome sugere, é o local de rececionar a todos que chegam no estabelecimento. Logo, a rececionista de hotel é a pessoa responsável por tudo o que envolve este setor.

Visto a importância deste cargo no setor hoteleiro, neste texto vamos falar sobre as funções desempenhadas por uma recepcionista de hotel – e outros meios de hospedagem, média salarial, qualidades de uma profissional de sucesso, entre outras dicas sobre o cargo.


FUNÇÕES DE UMA RECEPCIONISTA DE HOTEL


O que define a função da rececionista de hotel, é basicamente rececionar, orientar e dar apoio aos hóspedes. Seu papel é dar atenção com simpatia e repassar todos os informes para que o cliente não se sinta perdido.

As tarefas de uma rececionista de hotel ou pousada depende de cada meio de hospedagem, mas no geral podemos citar as seguintes:

  • Rececionar a todos que chegam;

  • Atender o telefone;

  • Verificar os e-mails recebidos e respondê-los;

  • Entregar a ficha de hotel (FNRH) e realizar o cadastro de hóspedes;

  • Fazer reservas, pré-reservas ou cancelamentos;

  • Realizar o check-in e check-out;

  • Receber os pagamentos de diárias;

  • Chamar táxi para os hóspedes;

  • Fazer o controle do mapa de reservas;

  • Manter a recepção do hotel em ordem;

  • Prestar apoio aos hóspedes;

  • Dar informações e tirar dúvidas sobre os serviços, estrutura, etc;

  • Indicar pontos turísticos, passeios, restaurantes, etc;

  • Tramitar as informações para os demais departamentos do hotel;

Como dito anteriormente, o papel da rececionista de hotel varia de acordo com os serviços oferecidos, o tipo e o tamanho do meio de hospedagem. Logo não há como dizer que estas funções são obrigatórias para quem ocupar este cargo.

Sem falar na questão da proatividade, pois mesmo que o cargo demande determinadas funções, há diversas outras pequenas tarefas que tramitam pela receção, e que podem muito bem, ser desempenhadas pela rececionista.

Em hotéis e pousadas de maior porte, a rececionista é subordinada ao chefe da receção. Este é responsável por tarefas de maiores responsabilidades como, fechamento de caixa, realizar auditorias e montar escalas de folga. Já em meios de hospedagem menores, o mais comum de se ver, é o próprio dono ou gestor do estabelecimento ser o chefe da receção.

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